Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

[Rechtsträger, Entscheid offen: Firmenname, Rechtsform], [Adresse], [PLZ Ort], [Land]. Kontakt Datenschutz: [datenschutz@dayprep.app]. [Vertretung in der EU nach Art. 27 DSGVO – ob nötig, juristisch prüfen.]

2. Grundsatz: Inhalte werden auf deinem Gerät verarbeitet

Dayprep verarbeitet die Inhalte deiner Quellen – z. B. Mails (Microsoft 365, Outlook, private Postfächer), Kalender, Teams-Nachrichten, Tickets, Jira- und Confluence-Seiten, freigegebene Ordner (auch mit Texterkennung), Notizen, gespeicherte Chats und das Gelernte über deine Kontakte – lokal auf deinem Gerät, mit einem lokalen Sprachmodell. Diese Inhalte werden nicht an uns übermittelt; wir haben keinen Zugriff darauf. Was die App an deine eigenen Dienste und an Dritte schickt (z. B. Suchbegriffe an deine Atlassian-Site), steht in Abschnitt 9.

Für die lokale Bearbeitung – auch von Daten deiner Kontakte – bist du bzw. deine Firma verantwortlich. [Rollenverteilung juristisch prüfen.]

3. Diese Website

• Die Website setzt keine Cookies und verwendet keine Analyse- oder Tracking-Dienste.
• Es werden keine externen Schriften, Skripte oder Inhalte geladen.
• Die Website wird über Cloudflare, Inc. (USA) ausgeliefert. Cloudflare verarbeitet dabei technisch notwendige Zugriffsdaten (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browser-Kennung), um die Seiten auszuliefern und vor Angriffen zu schützen. Wir werten diese Daten nicht aus. Aufbewahrung bei Cloudflare: [Frist, prüfen].

4. Konto-Portal

Für Anmeldung, Lizenz und Verwaltung betreiben wir ein Konto-Portal (gehostet bei Hetzner Online GmbH, Deutschland). Wer sich in der App anmeldet, hat dort ein Konto – auch mit Free. Die App lässt sich auch ganz ohne Konto lokal nutzen; dann besteht keine Verbindung zum Portal. Das Portal speichert in unserer Datenbank:

• Konto: E-Mail-Adresse, Name (falls angegeben), Rolle (Inhaber, Admin, Mitglied), Anmeldeweg (Anmelde-Link, Microsoft, Google oder Apple) und die Kennung beim Anbieter (bei Google und Apple die Kennung sub mit der bestätigten Adresse – bei Apple ggf. eine private Weiterleitungsadresse –, bei Microsoft die Objekt-ID oid), ob die Adresse bestätigt ist, Zeitpunkt der Registrierung, der Zustimmung zur Datenschutzerklärung und der letzten Anmeldung
• Firma (Business oder Firmenzuordnung): Firmenname, Firmen-Domänen (aus der Adresse der Admin-Person), Microsoft-365-Tenant-ID, Richtlinien der Firma, Plan und Anzahl Plätze
• Geräte: pseudonyme Geräte-Kennungen mit Plattform, App-Version und letztem Kontakt (kein Hardware-Fingerabdruck, kein Rechnername)
• Abo (Business): Kunden- und Abo-ID bei Stripe, Status, Laufzeit bzw. Periodenende, Testphase und Kündigungsdatum
• Vorgänge: Beitrittsanfragen (E-Mail, Name, Tenant-ID, oid, Anbieter; nach 30 Tagen gelöscht), Anmelde- und Einladungslinks (nur ein Hashwert des Codes, mit E-Mail-Adresse; kurz nach Ablauf gelöscht), Gerätelinks und offene Registrierungen, verarbeitete Stripe-Ereignisse (30 Tage)
• Protokoll: Sicherheits- und Abrechnungsereignisse (Ereignis, Konto- und Nutzer-ID, Details nur als Kennungen und Zählwerte, ohne Inhalte)

Das Portal speichert keine Inhalte aus der App: keine Mails, Termine, Chats, Tickets, Notizen, kein Gelerntes und keine Namen von Kontakten.

Cookie: Das Portal verwendet ein technisch notwendiges, signiertes Sitzungs-Cookie (dp_session) für die Anmeldung, Laufzeit höchstens [7 Tage]. Keine Analyse- oder Werbe-Cookies.

Zugriffsprotokoll: Beim Aufruf des Portals verarbeiten wir technisch notwendige Zugriffsdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, Methode, aufgerufene Adresse, Status) in Server-Protokollen; Anmelde-Codes werden darin unkenntlich gemacht. Zum Schutz vor Missbrauch zählt das Portal Anfragen pro IP-Adresse kurzzeitig im Arbeitsspeicher. Aufbewahrung der Protokolle: [Frist, Entscheid offen].

Mails des Portals: Anmelde-Links, Einladungen, Meldungen an Admins (neue Beitrittsanfrage, alle Plätze belegt) und die Bestätigung «du wurdest aufgenommen». Versand über [E-Mail-Anbieter, Land].

Zweck: Konto und Anmeldung, Bereitstellung und Prüfung der Lizenz, Zuordnung zu einer Firma, Verwaltung von Plätzen und Richtlinien, Abrechnung (Business), Schutz vor Missbrauch sowie Mitteilungen zu deinem Konto. Keine Werbung, keine Weitergabe zu Werbezwecken.

Rechtsgrundlage: [Entscheid offen: Vertragserfüllung oder Einwilligung; ggf. DSGVO Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. a – juristisch prüfen.] Bei der Registrierung bestätigst du mit einem Häkchen die Datenschutzerklärung; das Portal speichert den Zeitpunkt.

Speicherdauer: Kontodaten, solange das Konto besteht. Nach der Löschung des Kontos bleiben Protokolleinträge bestehen; Konto- und Nutzer-ID werden darin durch einen Hashwert ersetzt (pseudonymisiert). Aufbewahrung des Protokolls: [Frist, Entscheid offen]. Daten, die wir aus gesetzlichen Gründen aufbewahren müssen (z. B. Buchhaltung bei Business), bis zum Ablauf der jeweiligen Frist [Frist, Entscheid offen]. Inaktive Free-Konten: [Frist, Entscheid offen – heute werden inaktive Konten nicht automatisch gelöscht; eine Regel erst aufnehmen, wenn sie umgesetzt ist.]

Löschung: Du kannst dein Konto im Konto-Portal unter «Konto» › «Konto löschen» sofort löschen oder per E-Mail an [datenschutz@dayprep.app] löschen lassen. Inhaberinnen und Inhaber löschen damit das ganze Konto (Nutzer, Geräte, Anmeldewege, Links), Mitglieder nur sich selbst. Bei einem laufenden Business-Abo kündigst du es zuerst im Stripe-Kundenportal. Daten bei Stripe bleiben nach den Regeln von Stripe gespeichert. Bei Business-Konten kann zusätzlich der Admin deiner Firma deinen Platz entfernen. Deine lokalen Daten in der App sind davon nicht betroffen und bleiben auf deinem Gerät, bis du sie selbst löschst.

Business-Konten: Für Firmen bearbeiten wir die Daten der Mitarbeitenden (E-Mail, Name, Rolle, Geräte) im Auftrag der Firma; Admins sehen Nutzer und Geräte ihrer Firma. Es gilt der Auftragsbearbeitungsvertrag [Link, Vorlage in Arbeit].

5. Anmeldung über Microsoft, Google oder Apple

Statt mit einem Anmelde-Link per E-Mail kannst du dich anmelden:

• im Konto-Portal mit Microsoft, Google oder Apple;
• in der App mit Microsoft oder Google (für die Verbindung zu deinen Quellen, siehe Abschnitt 9).

Bei der Anmeldung im Portal erhalten wir vom Anbieter nur: bei Microsoft Tenant-ID, Objekt-ID, E-Mail-Adresse, Name und Admin-Rollen (für den Nachweis, dass du eine Firma verwalten darfst); bei Google Kennung, E-Mail-Adresse, Bestätigungsstatus und Name (openid email profile); bei Apple Kennung, E-Mail-Adresse und Name. Das Portal erhält keinen Zugriff auf dein Postfach, deine Dateien oder deinen Kalender. Der Anbieter erfährt, dass du dich bei Dayprep anmeldest; für ihn gilt seine eigene Datenschutzerklärung. Anbieter: [Microsoft-Gesellschaft, Sitz], [Google-Gesellschaft, Sitz], [Apple-Gesellschaft, Sitz – prüfen]. Rechtsgrundlage: [Entscheid offen].

6. Zahlungsabwicklung

Zahlungen für Business wickelt Stripe ab ([Stripe-Gesellschaft, Sitz]). Kartendaten, E-Mail-Adresse, Rechnungsadresse und gegebenenfalls MWST-Nummer gibst du direkt bei Stripe ein; Kartendaten erhalten wir nicht. Wir übergeben Stripe den Firmennamen und eine interne Konto-Kennung; wir erhalten von Stripe Kunden- und Abo-ID, Status, Anzahl Plätze, Periodenende, Testphase und Kündigungsdatum. Stripe stellt die Rechnungen aus und berechnet gegebenenfalls die Mehrwertsteuer. Es gilt zusätzlich die Datenschutzerklärung von Stripe. [Rolle von Stripe (Auftragsbearbeiter oder eigener Verantwortlicher) juristisch prüfen.]

7. Empfänger und Auftragsbearbeiter

• Auslieferung der Website: Cloudflare, Inc., USA
• Hosting des Konto-Portals: Hetzner Online GmbH, Deutschland
• E-Mail-Versand des Portals: [Anbieter, Land]
• Zahlungsabwicklung: Stripe (Abschnitt 6)
• Anmeldeanbieter: Microsoft, Google, Apple (Abschnitt 5) – nur, wenn du diesen Weg wählst

8. Bekanntgabe ins Ausland

Einige Empfänger haben ihren Sitz in den USA oder gehören zu Unternehmen mit Sitz in den USA: Stripe, Microsoft, Google, Apple und Cloudflare (Website); je nach Wahl auch der E-Mail-Anbieter. Betroffene Staaten: [Liste, prüfen]. Grundlage der Bekanntgabe: [Angemessenheitsentscheid, Swiss-U.S. Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln – je Empfänger juristisch prüfen]. Die Verbindungen der App zu deinen eigenen Diensten (z. B. Atlassian-Cloud in der Region deiner Firma) gehen von deinem Gerät aus und nicht über uns.

9. Verbindungen der App

• Dayprep verschickt nie Mails oder Nachrichten. Einziges Schreiben: ein Antwortentwurf im Entwurfsordner deines Microsoft-365- bzw. Outlook-Postfachs, nach deiner Bestätigung; in private Postfächer schreibt Dayprep nie.
• Keine Telemetrie. Protokolldateien der App enthalten keine Inhalte, nur Kennungen und Zählwerte.
• Übersicht aller Verbindungen: Datengrenze.

10. Daten aus deinem Google-Konto

Wenn du Gmail oder Google Kalender verbindest, liest die App deine Mails und Termine nur (Berechtigungen gmail.readonly und calendar.readonly). Diese Daten werden ausschliesslich lokal auf deinem Gerät verarbeitet und gespeichert, um dein Briefing, Antwortvorschläge und die Suche zu erstellen. Sie werden nie an uns oder Dritte übermittelt, nicht verkauft, nicht für Werbung und nicht zum Trainieren von Sprachmodellen verwendet; niemand bei uns kann sie lesen. Die Anmeldedaten liegen im Schlüsselbund deines Geräts. Du kannst den Zugriff jederzeit in der App trennen und in deinem Google-Konto unter myaccount.google.com/permissions widerrufen; die lokal gespeicherten Daten löschst du in der App.

[Wortlaut nach aktueller Google-Vorgabe übernehmen und prüfen lassen, sinngemäss:] Die Nutzung und Weitergabe von Informationen, die Dayprep über Google-Schnittstellen erhält, entspricht der «Google API Services User Data Policy», einschliesslich der Anforderungen an die eingeschränkte Nutzung («Limited Use»).

11. In Arbeit: Smartphone-Nachrichten und Handy-Zugriff

Diese Funktionen sind noch nicht verfügbar. Dieser Abschnitt wird vor ihrem Start vervollständigt.

• Smartphone-Nachrichten (z. B. SMS, iMessage, WhatsApp-Export): sollen nur lesend und lokal verarbeitet werden. Sie enthalten vor allem Daten deiner Kontakte; diese bleiben auf deinem Gerät und lassen sich pro Quelle und Gespräch löschen.
• Handy-Zugriff über ein Relay: Die Verbindung vom Handy zur App soll über einen Server von uns laufen. Vorgabe: nur Ende-zu-Ende-verschlüsselt – der Server sieht keine Inhalte, nur verschlüsselte Daten und technische Verbindungsdaten. [Metadaten, Speicherdauer und Standort vor dem Start ergänzen.]

12. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Herausgabe deiner Kontodaten sowie das Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (Schweiz: EDÖB; EU: [Behörde, prüfen]). Auskunft und Herausgabe deiner Kontodaten erhältst du auf Anfrage an [datenschutz@dayprep.app] innert [Frist, z. B. 30 Tagen]; einen Export zum Selbstabruf im Portal gibt es nicht. Lokale Daten in der App kannst du selbst einsehen, exportieren und löschen, auch pro Person.

13. Änderungen

[Regelung zu Änderungen dieser Erklärung.]